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Dématérialisation : vers une nouvelle gestion de la trésorerie

, par La Rédaction

25 % des faillites sont aujourd’hui dues au non-respect des délais de paiement prévus. La gestion de trésorerie au sein d’une entreprise représente une des préoccupations majeures, juste derrière son développement commercial. Le poste clients étant le plus important à l’actif d’un bilan, il s’agit d’une source de liquidités importante. Pour en optimiser la gestion, le chef d’entreprise dispose de deux leviers : l’anticipation des besoins de financement et les outils de gestion du besoin en fonds de roulement (BFR). Par Anaïs Pires et Patricia Suchan, Consultants mc2i Groupe.

 

Comment une entreprise doit-elle gérer sa trésorerie au quotidien ?

Malgré le regain d’intérêt pour le poste client de ces dernières années, une majorité d’entreprises sous-estiment l’importance d’une facturation régulière. Elles doivent cependant être en mesure d’instaurer un processus précis quant à la gestion de leur poste client, et cela, au commencement de la relation commerciale jusqu’au règlement client.

Plusieurs réflexes doivent alors être adoptés par l’entreprise :

▪ Se prémunir contre les mauvais payeurs et clients insolvables en se renseignant au préalable sur la santé financière de leurs partenaires commerciaux,

▪ Facturer rapidement, voire par le biais d’acomptes, et adopter une politique de relance auprès des clients afin de détecter ou résoudre d’éventuels litiges,

▪ et, enfin, anticiper les décaissements et encaissements à venir pour constituer une éventuelle réserve de fonds mobilisables à tout moment permettant de payer les diverses charges et salaires en cas de baisse d’activité, par exemple.

Au-delà de ces règles simples de gestion de trésorerie, l’entreprise peut s’appuyer sur différentes solutions informatiques et notamment sur les processus de dématérialisation. La dématérialisation des factures (passage du support physique à numérique sans perte de valeur fiscale), par exemple, permet un gain de temps de plusieurs jours sur les délais d’encaissement. Elle permet également de suivre les créances clients et d’adopter des stratégies de recouvrement adaptées aux profils de ses débiteurs. Ainsi, l’entreprise détecte plus rapidement ses litiges, et accélère alors ses rentrées de cash et donc sa trésorerie.

Aussi, dans la mesure où le cycle d’exploitation est déjà financé, les fonds disponibles grâce à une trésorerie optimisée pourront servir à la stratégie de développement de l’entreprise.

 

Des retards de paiement de plus en plus importants

Depuis quelques temps, nous remarquons un allongement important de la durée moyenne des retards de paiement, une véritable problématique dans la gestion de trésorerie des entreprises. En effet, les PME paient en moyenne leurs fournisseurs avec 13,9 jours de retard (contre 10 en 2014) et les grandes entreprises avec 12,1 jours de retard (contre 8,2 en 2014). Cet allongement a d’ailleurs des conséquences parfois dramatiques : 25% des faillites sont aujourd’hui dues au non-respect des délais de paiement prévus par la Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2008.

Fin 2015, 21% des TPE, PME et ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) avaient déjà opté pour la dématérialisation de leurs factures, mais, depuis le 1er Janvier 2017, une mesure a été adoptée obligeant les fournisseurs des établissements publics à adopter la dématérialisation de leurs factures. Cette première échéance concerne les grandes entreprises et les personnes publiques, enfin elle devrait s’étendre aux entreprises de taille intermédiaire en 2018, puis aux petites et moyennes entreprises en 2019 et enfin aux microentreprises en 2020.

 

La dématérialisation des factures : gain de temps et de productivité

Le centre hospitalier de Bapaume (Pas de Calais) a d’ailleurs été précurseur en dématérialisant l’ensemble de ses documents comptables dès juin 2014. Chaque dépense ou recette nécessitait l’édition au format papier de différents documents comptables ou pièces justificatives qui étaient alors transmis au contrôleur des Finances Publiques pour instruction. En juin 2014, le CH de Bapaume entame un chantier, grâce au Protocole d’Echange Standard (PES) V2, de dématérialisation de ses flux de trésorerie. En 2015, c’est d’ailleurs l’unique protocole supporté par le Centre des Finances Publiques : il permet de dématérialiser avec valeur probante l’ensemble des pièces comptables, et d’apposer une signature électronique. Leur objectif était le zéro papier et leur clé de la réussite : l’implication de tous !

Bertrand Prudhommaux, directeur adjoint, Finances, Pilotage médico-économique et système d’information du CH d’Arras, déclare :

“Le personnel s’est impliqué dans le projet. Tant du côté de la trésorerie que dans les services administratifs et chez nos interlocuteurs techniques, tout le monde s’est investi en bonne intelligence. Je pense que c’est l’une des raisons pour lesquelles ça a fonctionné sans trop de difficultés”.

Dominique Demolin, attaché d’administration à la Direction des Finances, ajoute que “la première étape est la remise à plat des bases de tiers : fournisseurs, débiteurs et comptes de tiers. Ensuite, il faut changer les façons de travailler. Il faut que les équipes soient motivées, car toutes les pièces comptables et justifiables sont dématérialisées”.

En septembre 2014, soit trois mois à peine après la mise en place de la dématérialisation, le CH de Bapaume constatait déjà quelques minutes de gain de temps par semaine mais surtout un gain en confort d’utilisation.

 

Une conclusion très favorable pour les entreprises

Ainsi, la dématérialisation des factures, apporte de nombreux avantages pour les services financiers d’une entreprise. En effet, elle permet de vérifier les données entrées de manière informatique, ce qui limite les erreurs mais aussi les fraudes.

Petit à petit ce projet numérique, s’étend de la gestion à l’émission des avis de paiement. Une forte volonté d’amélioration se ressent avec cette pratique :

  • Gain de temps

  • Uniformisation des ressources

  • Augmentation de la productivité des employés en charge de ce service

  • Réduction des coûts de traitement des documents, échanges administratifs

  • Automatisation des rapprochements commande/facture/bon de livraison

  • Amélioration de la qualité/fiabilité des informations pour la trésorerie

Dans le futur, plus aucune entreprise ne pourra se passer de cette façon de travailler.

La Rédaction


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