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Le guide du travail collaboratif en ligne pour les TPE / PME

, par Fabien Soyez

Pour les petites et moyennes entreprises, travailler dans le « cloud » peut être une solution simple et économique. Mais entre les solutions gratuites, les suites payantes et le « cloud privé », difficile de s’y retrouver. Suivez le guide !

 

Pour une TPE-PME, le travail collaboratif dans les nuages offre une solution simple et économique. En quelques jours, une start-up peut ainsi disposer d’un système informatique (presque) aussi efficace que celui d’une grande entreprise, pour un faible coût. Mais le « cloud » est une véritable galaxie d’outils, très vaste, et une jeune entreprise pourrait aisément s’y perdre. Voici donc les trois solutions principales qui s’offrent à elle.

 

Le kit « tout gratuit »

Première option : privilégier les services gratuits et créer un “kit” personnalisé. Il existe de nombreux groupware gratuits, comme les outils de stockage DropboxGoogle Drive et Box et Wuala. Ces services existent sous une forme professionnelle, mais leurs versions gratuites demeurent convenables pour une TPE : Box, dans sa version gratuite, offre jusqu’à 10 Go d’espace. De son côté, Google Drive propose un espace gratuit de 15 Go.

La petite entreprise peut utiliser en complément d’autres outils grand public, tels qu’iCloud pour l’agenda partagé, Appear.in pour les vidéoconférences, ou encore… Facebook pour les groupes privés.

Mais le “tout gratuit”, à travers des outils grand public, a des limites. Dropbox ou iCloud n’offrent en effet, dans leur version gratuite, que peu de fonctionnalités avancées, notamment en ce qui concerne les paramètres de partage des documents et la taille de l’espace de stockage.

Dans leurs versions payantes, ou « entreprises », Dropbox, Google Drive, ou encore Facebook (Workplace) proposent des interfaces permettant de gérer plus efficacement une équipe de collaborateurs, et offrent une meilleure protection en matière de sécurité informatique. À noter toutefois qu’utiliser trop d’outils différents peut constituer un frein à la productivité, dès lors que les salariés n’agissent pas de concert.
 

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Le « tout-en-un » payant

La seconde option peut être de se tourner vers des solutions unifiées collaboratives, telles que G Suite et Office 365. Ces dernières suites bureautiques et collaboratives “clés en main” regroupent les services (dans leur version professionnelle) de Google et Microsoft, qu’il s’agisse de la messagerie mail ou instantanée, du calendrier, de l’agenda, ou des outils de création de documents.

Office 365 (Business ou Entreprise) regroupe la suite bureautique Office (physique et en ligne), ainsi que Sharepoint (un « intranet mobile »), ExchangeSkype Entreprise, OneDrive, Microsoft Teams (une application qui permet de créer, partager et collaborer depuis n’importe quel terminal), Microsoft StaffHub (un logiciel de gestion de plannings à distance) et le réseau social d’entreprise Yammer.

De son côté, avec G Suite version « small business », Google propose aux TPE et PME une solution combinant Drive (30 Go ou 1 To), Gmail, Hangout (pour les visioconférences et la messagerie instantanée), Google Agenda et Google Docs. Moins connu, Zoho Projects offre d’autres fonctionnalités, telles que la gestion de projets, ou un outil de CRM.

Ces solutions payantes sont relativement accessibles. Qu’il s’agisse de G Suite ou d’Office 365, une TPE / PME devra dépenser entre 100 et 120 euros par an – un investissement faible par rapport à la mise en place d’une infrastructure interne. Plus sécurisées que les outils grands public, les solutions unifiées peuvent être complétées par quelques SaaS (logiciels en tant que service) peu coûteux. Une petite entreprise peut par exemple combiner G Suite, Zoho CRM, Office 365, Appear.in, ainsi que le logiciel de gestion de projets Groupcamp.
 

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L’open source et le « cloud privé »

Le seul « hic » demeure la localisation des données : qu’il s’agisse d’un kit gratuit ou d’une solution payante, celles-ci transiteront en effet dans les serveurs d’autres entreprises, de Google à Microsoft, en passant par Facebook.

C’est pourquoi les TPE / PME peuvent aussi opter pour l’open source, en utilisant des « groupwares » libres comme Open-Xchange et Zimbra, qui offrent des fonctionnalités proches des logiciels propriétaires : stockage, emails, partage de contacts, de tâches, de fichiers. Ces solutions pouvant être combinées à des outils autonomes, tels qu’Etherpad et Framapad, qui permettent de créer un document à plusieurs ; ou encore Framacalc / EtherCalc, qui permettent de créer un tableur collaboratif.

Les PME susceptibles de manier des données sensibles peuvent aussi se tourner en parallèle vers le « cloud privé » – en créant leur propre « cloud » via des solutions françaises (ce qui permet aux données de ne pas quitter le pays) telles qu’OwnCloudSeafile ou Pydio, puis en stockant leurs fichiers sur leurs propres machines, ou chez un hébergeur tel qu’OVH ou Gandi. Mais cette solution peut s’avérer assez coûteuse et complexe, car nécessitant une plus grande expertise informatique.
 

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Fabien Soyez

Fabien Soyez
Journaliste Web et Community Manager


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