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Achats hors production et réduction des coûts

, par La Rédaction

 

La gestion externalisée des achats de services et une prestation de conseil en gestion stratégique et opérationnelle des achats.
 
Nous constatons que les entreprises font depuis des décennies des efforts sur les achats de production qui arrivent au bout de leurs gains. Aujourd’hui, elles se centrent sur les services supports dont celui des ressources humaines. Dans la fonction achats, de gros efforts ont été faits sur les achats entrant directement dans les calculs des prix de revient. Cependant, on ne s’est pas encore assez consacré aux achats hors production qui représentent un enjeu non négligeable.
 
La maîtrise des dépenses comme principal objectif… mais pas seulement !
Dans un contexte économique en crise, la maîtrise des dépenses et des processus d’achats sont des facteurs clés pour améliorer la compétitivité de l’entreprise de façon pérenne. L’optimisation et la sécurisation de ces processus permettent au directeur des achats de se recentrer sur ses missions stratégiques, sources d’innovation. Les systèmes d’information achats-finance sont en première ligne dans la recherche de l’efficience. Comment maîtriser ses dépenses, voire réduire ses coûts ?
Une des actions à engager pour optimiser la performance globale de l’entreprise est de s’attarder sur ses dépenses dites hors production, ou indirectes, qui représentent en moyenne 10 % du chiffre d’affaires. Il faut alors agir sur les trois dimensions de la performance des achats : l’efficacité, l’efficience des ressources et l’utilisation des référentiels.
Pour gagner en efficacité, le coût, la qualité et les délais sont les trois composantes à prendre en compte. Le premier but est de rationnaliser les besoins d’achats en rédigeant des cahiers des charges pertinents, première source d’économie, car n’est commandé que le nécessaire.
Vient ensuite la consultation pour une mise en concurrence équitable des fournisseurs, deuxième source d’économie. En effet, très souvent, le traitement des achats indirects, réalisé par un personnel administratif, est basé sur une habitude de fonctionnement avec le même fournisseur en tacite reconduction d’année en année, sans se soucier de l’évolution des prix du marché.
Pour finir, une évaluation et un suivi des fournisseurs sont réalisés afin de minimiser les risques. La gestion anticipée des risques permet de réduire les coûts puisque nous évitons le traitement de la défaillance dans l’urgence en bout de ligne, ce qui permet également d’obtenir une meilleure satisfaction client qu’il soit interne ou final. Cette démarche permet aussi de faire du fournisseur un partenaire. Grâce à cette relation nouvelle, l’entreprise devient innovante.
L’étude de l’organisation et des processus Achats associés est également essentielle si l’entreprise veut gagner en efficience. La remise à plat du fonctionnement général de la fonction achats est un préambule avant de s’attaquer à d’autres leviers de performance. Ne pas prendre le temps de cette réflexion peut être préjudiciable à l’identification de sources d’optimisation utiles. Pour y parvenir, un système d’information achats adapté est LA ressource technique indispensable, au-delà des compétences et des forces humaines des acteurs achats.
Enfin, le benchmarking fourni par le prestataire spécialisé en la matière donne à l’entreprise les référentiels externes utiles pour progresser. La capitalisation des connaissances du conseil externe permet d’établir des “standards” qui sont mis à la disposition de ses clients au travers des missions. Elles se concrétisent par du transfert de compétences et de bonnes pratiques adaptées au secteur d’activité du client.
 
Le diagnostic, outil du conseil pour optimiser les achats hors production
Toute réorganisation, optimisation ou source de gains naît d’un bon diagnostic. Quel est le poids du poste achats dans le chiffre d’affaires ? Comment sont ventilés les principaux postes de dépenses ? Quel système d’information ? Quel processus d’engagement de dépenses ? Quels tableaux de bord et indicateurs pour piloter la fonction achats ? Quelles conditions de règlement fournisseur ?…
Le diagnostic n’est pas une finalité en soi. Il reste cependant indispensable à toute recommandation d’actions et de mise en œuvre des solutions adéquates, qui génèrent une optimisation et/ ou une réduction réelle et mesurable des dépenses d’achats : la mise en place d’une procédure d’engagement de dépenses, la revue et la renégociation des tarifs et des contrats cadres, la mise en œuvre de best practices, etc.
Pour donner une suite au diagnostic, l’entreprise peut choisir de se faire accompagner par le prestataire dans la mise en œuvre du plan d’actions. L’entreprise et le prestataire réalisent alors un vrai travail de co-production. L’engagement du prestataire peut se traduire par une rémunération partielle assise sur des success fees en fonction des gains estimés.
 
Pour aller plus loin : la gestion externalisée des achats de services
Les entreprises gèrent leurs achats de services soit par des acheteurs métiers (formation, communication, nettoyage…) dédiés soit par du personnel administratif ou support non professionnalisé dans l’acte d’achats.
La gestion de ce type de dépense est très chronophage avec souvent des saisonnalités dans leur traitement. C’est pourquoi les entreprises choisissent d’externaliser la gestion administrative des achats afin que les acheteurs en place puissent se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Pour les autres entreprises qui pallient avec du personnel administratif/ support existant, ils font le choix d’externaliser le traitement de cette dépense car ils se rendent compte, comme nous l’avons évoqué plus haut, qu’il y a des gains à réaliser en s’attaquant à ces achats indirects mais ils ne sont pas forcément armés au niveau des ressources pour le faire ou ne possèdent pas les compétences adéquates. Pas besoin de recruter un poste à temps plein, donc pas de gestion de personnel, juste une relation contractuelle avec le prestataire.
Ce dernier peut intervenir à différents niveaux de la prise en charge des aspects techniques des appels d’offres, du traitement de la demande d’achat, de la commande et de son suivi mais également endosser pour son client le rôle d’acheteur en choisissant le fournisseur avec lui et en restant responsable de la négociation et de la finalisation contractuelle. Cette prestation peut aller encore plus loin en externalisant totalement l’ensemble du process, c’est-à-dire en réalisant les achats pour le compte d’un tiers.
Quel que soit le profil de l’entreprise, les attentes sont les mêmes : concentrer les ressources internes des services achats sur leur cœur de métier et bénéficier d’un service continu, qui compense les pics et les creux de l’activité : prendre la relève pendant l’été ou assurer le suivi des appels d’offres en fin d’année.
Mais aussi un coût variable dans l’achat de la prestation. En effet, si le prestataire est moins sollicité, l’entreprise ne s’acquitte que d’une somme modique. En période d’activité intense, l’entreprise n’a pas besoin d’avoir recours à l’intérim.
En fonction des besoins et des structures des entreprises, il existe donc plusieurs façons de réduire les coûts en agissant sur les achats hors production. Que ce soit par du conseil stratégique, un accompagnement opérationnel, une assistance à maîtrise d’ouvrage sur les systèmes d’informations ou une externalisation partielle ou totale des achats indirects, l’entreprise peut optimiser ses dépenses. Ainsi elle génère de la valeur ajoutée qu’elle peut allouer à d’autres actions stratégiques dans le but de rester compétitive sur un marché en constante évolution.

La Rédaction


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